„Die Anforderungen an unsere Partner werden alle drei Jahre überarbeitet. Diesmal wollten wir beispielsweise sicherstellen, dass alle damit verbundenen Risiken gemindert werden und Themen weiter hervorgehoben werden, die sich auf das Klima beziehen. Außerdem wollten wir uns darauf konzentrieren, das Dokument so benutzerfreundlich und so verständlich wie möglich zu gestalten,“ sagt Nina Norjama, Director of Social Responsibility bei UPM.
Der wichtigste Grundsatz von UPM ist, unsere Integritätsstandards unter keinen Umständen zu gefährden. Dasselbe verlangen wir auch von unseren Lieferanten und anderen Vermittlern bzw. Drittparteien. Unsere Verpflichtung zur Integrität ist in unserem 2019 überarbeiteten Verhaltenskodex festgehalten. Dementsprechend wurde der Verhaltenskodex für Lieferanten und Drittparteien 2020 angepasst und aktualisiert.
Interne Schulungen und neue Beschaffungs-Tools
Ein weiterer Schwerpunktbereich bei der Überarbeitung bestand darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter von UPM mit den Anforderungen an Lieferanten und Drittparteien vertraut sind. Außerdem sollten alle, die mit Partnern zusammenarbeiten und beispielsweise an Vertragsverhandlungen beteiligt sind, über detailliertes Wissen des Lieferantenkodex verfügen. Dies erforderte die Organisation umfangreicher interner Schulungen und das Erstellen von E-Learning-Materialien.
„Auch wollen wir sicherstellen, dass unsere Partner und Lieferanten besser über diese Dokumente informiert sind und verstehen, dass sie die Anforderungen akzeptieren und erfüllen müssen. Dies wurde durch die Überarbeitung der Beschaffungsprozesse und -systeme von UPM vereinfacht. Ab sofort müssen sich alle Lieferanten über eine neue digitale Plattform registrieren und sich damit einverstanden erklären, den Lieferantenkodex von UPM einzuhalten, bevor sie einen Vertrag mit uns abschließen können,“ führt Norjama aus.
Der praktische Leitfaden bietet praxisnahe Beispiele
Neben der Aktualisierung des Verhaltenskodex für Lieferanten und Drittparteien ist nun auch ein überarbeiteter praktischer Leitfaden mit Beispielen und bewährten Praktiken für die Umsetzung auf der Website von UPM in 22 Sprachen verfügbar. Der praktische Leitfaden soll allen Lieferanten dabei helfen, diese Anforderungen in ihren eigenen Lieferketten zu fördern.
„Der praktische Leitfaden enthält nun beispielsweise konkrete Vorschläge, wie unsere Lieferanten ihre negativen Umweltauswirkungen minimieren können. Außerdem haben wir früher einfach auf die grundlegenden Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) als unsere Anforderung an die Arbeitsbedingungen verwiesen. Jetzt sagen wir unseren Lieferanten, was die Konventionen in der Praxis bedeuten, wie zum Beispiel, dass die Arbeitszeiten angemessen sein müssen“, erklärt Norjama.
Auf der Grundlage von Lieferantenrisikobewertungen bewertet UPM die Aktivitäten ausgewählter Lieferanten genauer, z. B. durch jährliche Umfragen und Audits. Werden Lücken in der Leistung des Lieferanten festgestellt, so ist dieser verpflichtet, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
„Lieferanten können dann selbst Korrekturmaßnahmen vorschlagen oder wir zeigen ihnen die richtige Richtung auf. Im Bereich der Arbeitssicherheit erklären wir beispielsweise häufig unsere eigenen Praktiken und schlagen Lösungen vor“, so Norjama.